Il ramo venture capital della holding è Yıldız Ventures, che si occupa anche di incubare progetti di intraprenditorialità dirompente nell'ambito della sua struttura di venture capital aziendale e di gestire programmi di accelerazione per startup. Il suo CEO, Yahya Ülker, integra tecnologie e pratiche all’avanguardia per aiutare Yıldız Ventures ad arricchire il proprio ecosistema di startup e a muoversi più rapidamente nella valutazione degli investimenti.

Yahya ha visto l’opportunità di aumentare la produttività della sua organizzazione centralizzando il lavoro su un’unica piattaforma. Prima di utilizzare Asana, il team di 300 persone utilizzava un mix di strumenti, tra cui email, chat, fogli di calcolo e una serie di app. Senza un modo per monitorare tutti i progetti e le comunicazioni in tutta l’organizzazione, il team non poteva sfruttare i vantaggi in termini di efficienza derivanti dai processi standard:

• Yıldız Ventures riceve centinaia di presentazioni di startup e richieste di finanziamento all’anno e gestirle tramite email era difficile da scalare e richiedeva lunghi scambi di email.

• I processi interni, come le richieste di personale o di risorse IT, venivano evase lentamente tramite email.

• Un elevato volume di comunicazioni proveniva da fornitori, start-up e collaboratori esterni tramite canali diversi e disconnessi, il che ritardava i tempi di risposta e richiedeva riunioni aggiuntive.

La visione di Yahya era quella di semplificare la collaborazione su Asana per rendere i processi più fluidi e rapidi, persino automatizzandoli, e per migliorare l’esperienza di chiunque si rivolgesse a Yıldız Ventures per una partnership o un finanziamento.

Asana automatizza il nostro lavoro di routine, consentendoci di restare sincronizzati tra i diversi team e le società in portafoglio di Yıldız Ventures.

Yahya Ülker, CEO di Yıldız Ventures

Alla ricerca di una piattaforma di collaborazione all’avanguardia 

Quando ha assunto il ruolo di CEO di Yıldız Ventures nel 2019, Yahya ha cercato una piattaforma di gestione del lavoro con più funzionalità rispetto ai singoli strumenti di gestione delle attività che aveva utilizzato in passato. Ha valutato oltre 10 strumenti e ha scelto Asana per la sua capacità di supportare la collaborazione in tutta l’organizzazione. 

Yahya e diversi colleghi del team hanno iniziato a utilizzare Asana per gestire il proprio lavoro. Nel 2021, Yıldız Ventures ha coinvolto Omtera, una società di consulenza per il Work Management e partner di Asana, per accelerare l’adozione e ottimizzare l’utilizzo.

Omtera e Yıldız Ventures sapevano che, ottimizzando i processi aziendali, avrebbero potuto aumentare la capacità dell’organizzazione e trasformare il tempo sprecato in attività strategiche. L’Indice globale dell’anatomia del lavoro riporta che gli operatori della conoscenza perdono una media di quasi tre ore alla settimana in riunioni non necessarie, e i dipendenti stimano che si potrebbero risparmiare 4-6 ore ogni settimana se i processi venissero migliorati. 

Omtera ha affrontato il problema di petto e ha costruito l’impalcatura per un’organizzazione efficiente e incentrata sulla strategia.

Potenziare i flussi di lavoro con Omtera

Con Omtera, Yıldız Ventures ha aumentato l’adozione di Asana dal 20% al 95% dei dipendenti. Murat Yılmaz, partner, responsabile delle vendite e del successo dei clienti di Omtera, ha guidato l’implementazione.

Omtera ha iniziato incontrando ciascun team per comprendere i rispettivi flussi di lavoro e punti critici, quindi ha contribuito a creare tali flussi di lavoro su Asana. Ha introdotto processi che in precedenza erano offline o gestiti in altri strumenti, ha collegato i processi tra i team e si è assicurata che i team utilizzassero funzionalità come moduli, automazioni e integrazioni. Ha inoltre organizzato corsi di formazione su Asana personalizzati per i team e i diversi livelli di anzianità, dai dipendenti di livello base ai dirigenti. Ora che la maggior parte di Yıldız Ventures utilizza Asana per i propri flussi di lavoro principali, condivide un progetto Asana con Omtera che monitora il lavoro di implementazione in corso, come le prossime funzionalità di Asana, la formazione e gli aggiornamenti di stato sui nuovi flussi di lavoro in fase di creazione.

Yıldız Ventures riceve e invia molti input e output da/a aziende e gruppi diversi. Avevano bisogno di una piattaforma centralizzata per organizzare tutte le richieste, gestire tutto il lavoro e avere una visione d’insieme.

Murat Yılmaz, Partner, Responsabile delle vendite e del successo dei clienti presso Omtera

Efficienze operative per investimenti più rapidi e strategici

Oggi, tutti i team di Yıldız Ventures utilizzano i processi su Asana per prendere decisioni più rapide e intelligenti. Riferiscono di essere ora in grado di:

• Eseguire i processi aziendali il 40% più velocemente

• Riduci il lavoro improduttivo del 35% e aumenta il lavoro strategico dell’80% 

• ridurre del 35% il tempo speso a gestire le email e del 55% quello impiegato a cercare informazioni

Yıldız Ventures ha potenziato i propri flussi di lavoro in tutta l’organizzazione. 

Monitoraggio degli OKR

Yıldız Ventures utilizza gli obiettivi di Asana per monitorare gli OKR e riferire sui progressi trimestralmente. Ogni membro del team ha cinque obiettivi, come ad esempio un numero prefissato di startup fintech da individuare, che confluiscono in un obiettivo principale. Asana mostra automaticamente la percentuale di avanzamento verso il completamento. 

Operazioni di investimento

Il team Investment Operations utilizza Asana come CRM per monitorare il flusso delle operazioni e valutare gli investimenti fino al 50% più velocemente. Ecco come funziona.

Con Asana, abbiamo creato un flusso di lavoro unico che ci consente di automatizzare completamente le fasi di valutazione degli investimenti per individuare le startup migliori da finanziare.

Ecem Altıok, Investment Director, Yıldız Ventures

(1) Accettazione delle richieste di finanziamento

Dal 2020, Yıldız Ventures ha monitorato oltre 1.000 operazioni tramite Asana, per valutare gli investimenti diretti e quelli in fondi. Qualsiasi start-up o organizzazione che abbia bisogno di finanziamenti o di accedere a Yıldız Ventures compila un modulo Asana, disponibile sul sito web della società. Yıldız Ventures ha ricevuto oltre 700 richieste di finanziamento tramite questi moduli, che vengono aggiunti automaticamente in Asana come attività. Le regole di Asana assegnano automaticamente l'attività alla persona più indicata per controllarla in base alle assegnazioni di settore, avviando una catena di fasi di valutazione, senza bisogno di email.

In precedenza, le richieste di finanziamento arrivavano via email. Non c’era modo di monitorare in quale fase si trovasse ogni richiesta, chi dovesse esaminarla successivamente e chi disponesse di quali informazioni. 

(2) Gestione del flusso delle transazioni

Yıldız Ventures utilizza Asana come CRM automatizzato per gestire le richieste di finanziamento. Ogni richiesta attraversa una serie di fasi in cui un membro del team la esamina e prende una decisione sì/no. Quindi, le regole inoltrano la domanda al revisore successivo nella catena. 

Il team può ora monitorare la fase della domanda mentre passa attraverso l’individuazione, la valutazione preliminare, la valutazione dettagliata, la due diligence e il comitato per gli investimenti. L’attività Asana del richiedente raccoglie tutte le note e le conversazioni in un unico posto, così quando il responsabile della decisione finale deve controllare la richiesta, ha tutto ciò che gli serve sapere proprio sotto gli occhi.  

Se un’azienda non è pronta per l’investimento, la sua attività Asana viene inserita in un progetto di backlog in modo che Yıldız Ventures possa contattare l’azienda dopo un anno. Nonostante la sua rapida crescita, non perde mai una richiesta.

Il flusso di lavoro facilita anche l’accesso alle opportunità di investimento e ci consente di monitorare la cronologia della raccolta fondi dalle fasi iniziali a quelle successive in modo molto efficace. Quando incontriamo una startup, possiamo facilmente consultare il nostro flusso di trattative su Asana e verificare se qualcuno dei membri del nostro team di investimento l’ha già incontrata in precedenza. In tal caso, si crea un legame immediato e unico.

Ecem Altıok, Investment Director, Yıldız Ventures

(3) Monitoraggio degli investimenti in corso 

Una volta che Yıldız Ventures investe, il team monitora il rapporto in corso tramite Asana. Yahya afferma: “Usiamo Asana per tenere un registro di tutte le informazioni e gli aggiornamenti relativi agli investimenti: prelievi, riunioni annuali, contatti e altro ancora.” 

I campi personalizzati all’interno dell’attività indicano dati come il settore dell’azienda, l’entità della trattativa e la valuta, che fungono da fonte di riferimento e aiutano Yıldız Ventures ad analizzare le tendenze nel suo portafoglio di investimenti. 

Yıldız Ventures utilizza inoltre i resoconti di Asana per monitorare i cicli di investimento, le prestazioni e le operazioni. Le dashboard estraggono i dati dai campi personalizzati per creare resoconti sul numero di richieste ricevute ogni mese, su quante sono state accettate e su quanto denaro è stato investito. I campi personalizzati registrano anche le distribuzioni e l’analisi dei rendimenti.

Richieste delle Risorse umane

Con Asana, il team delle Risorse umane impiega il 50% di tempo in meno per gestire le richieste, reclutare e inserire i nuovi assunti. 

In precedenza, l’email veniva utilizzata per le richieste delle risorse umane, come l’approvazione per aumentare il numero di dipendenti in un team. Omtera ha trasferito questo processo su Asana, dove un modulo acquisisce la richiesta e le regole assegnano le attività al responsabile delle risorse umane giusto. Una volta approvata l’assunzione, il percorso del candidato viene monitorato tramite un’attività e, una volta assunto, viene inserito nel processo di onboarding tramite un modello di progetto Asana.

Murat di Omtera afferma: “Asana è lo strumento di reclutamento principale che ottimizza i processi delle Risorse umane di Yıldız Ventures e consente approvazioni rapide. Su Asana, possono condividere i commenti dei colloqui, utilizzare i modelli per seguire le posizioni vacanti e contrassegnare le attività per richiederne l’approvazione, in modo che tutti sappiano quali sono i passaggi successivi per arrivare a un’offerta.”

Altri usi di Asana in Yıldız Ventures

IT: le richieste di assistenza IT ora arrivano tramite i moduli di Asana.

Prodotto: il team di prodotto utilizza l’integrazione Asana per Jira per gestire gli sprint attivi e le roadmap di prodotto.

Ufficio legale: Yıldız Ventures gestisce centinaia di accordi legali su Asana.

Gestione dei fornitori: i fornitori inviano le candidature tramite un modulo Asana, che si trasformano in attività in un flusso di lavoro Asana, in modo che i reparti possano valutare e selezionare i fornitori.

Coordinamento interno: i team utilizzano Asana per prendere nota degli appunti delle riunioni, gestire il calendario dei contenuti di Yıldız Ventures, collaborare con i team di Yıldız Holding ed eliminare le email interne utilizzando i commenti e gli aggiornamenti di Asana. Integrano Asana con gli strumenti che usano ogni giorno, come Gmail, Google Calendar, Google Drive e Workplace. 

Grazie ai flussi di lavoro su Asana, Yıldız Ventures può reagire più rapidamente alle opportunità nel proprio mercato.

Asana ci consente di osservare e monitorare il carico di lavoro da ogni angolazione, individuando punti di forza e di debolezza.

Yahya Ülker, CEO di Yıldız Ventures

Guidare un ecosistema di start-up verso il futuro

Yıldız Ventures intende continuare a migliorare la propria implementazione di Asana, e Omtera è al suo fianco, ottimizzando i processi e tenendola aggiornata sulle funzionalità più recenti di Asana. Murat afferma: “Condividiamo le novità in programma nella roadmap di Asana, in modo che Yıldız Ventures possa pianificarle ed evitare di investire in strumenti ridondanti.”

Dopo aver riscontrato così tanti vantaggi operativi grazie ad Asana, Yıldız Ventures sta supportando anche le startup del proprio portafoglio nell’adozione di Asana. Ad esempio, ha aiutato il supermercato online istegelsin.com a migliorare i propri processi di gestione dei fornitori e delle richieste trasferendo questi flussi di lavoro su Asana.

Mentre Yıldız Ventures si proietta verso il futuro del lavoro, invita il suo ecosistema di startup a seguirla.