Theresa Agonia, Capo degli Affari Esterni, supervisiona la comunicazione, i servizi ai cittadini e le relazioni con la comunità per l’amministrazione, guidando un team dedicato di 18 persone. Collabora inoltre con altre città di tutto il Paese su alcune delle strategie chiave del sindaco Elorza, condividendo conoscenze e quanto appreso su temi come l’edilizia abitativa, l’immigrazione e la riforma della giustizia sociale.

Tuttavia, amministrare una città di 180.000 abitanti non è un compito semplice, e l’amministrazione ha visto fin dall’inizio l’opportunità di eliminare i compartimenti stagni organizzativi:

• Con 40 reparti che collaboravano a iniziative, dalla riforma della giustizia sociale ai servizi per i giovani, era difficile mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda e monitorare le scadenze di numerose persone e progetti.

• Gli edifici dei reparti erano fisicamente sparsi per la città, creando compartimenti stagni che rendevano difficile lavorare insieme.

• Le email importanti rimanevano nascoste in fondo alla casella di posta in arrivo, senza un buon modo per assegnare la priorità ai messaggi.

Non appena il sindaco Elorza è entrato in carica nel 2015, lui e la sua alta leadership hanno iniziato a trasferire l’intera amministrazione comunale su Asana e, così facendo, hanno unito i suoi reparti.

Nell'amministrazione pubblica le sfide non mancano mai, ma gli aspetti che possiamo controllare sono molti. Ci sono processi che possiamo migliorare e perfezionare. Strumenti come Asana ci permettono di fare meglio.

Sindaco Jorge Elorza

Portare i 40 reparti del municipio su Asana

Il sindaco Elorza aveva utilizzato Asana in altre organizzazioni e il suo team aveva persino gestito la sua campagna elettorale con la piattaforma. Quindi, una volta entrato in carica, il sindaco e Theresa hanno avviato il processo di onboarding del resto dei dipendenti del municipio.

Per anni, tutti avevano utilizzato le telefonate e le email per portare a termine il lavoro. Theresa ha sottolineato come Asana li avrebbe aiutati a lavorare in modo più intelligente ed eccellere nei loro ruoli, e come avrebbe semplificato loro la vita. Inoltre, durante la progettazione della formazione su Asana, hanno tenuto conto dei diversi livelli di competenze tecniche dei dipendenti e si sono assicurati di rispondere alle domande dei singoli, in modo che si sentissero a proprio agio nell’unirsi ai loro colleghi sulla piattaforma.

Oggi, i nuovi dipendenti vengono avviati ad Asana fin dall’inizio, insieme alla formazione sulle Risorse umane e sull’etica.

Theresa condivide suggerimenti e trucchi per aiutare i dipendenti a ottenere il massimo da Asana:

• Usate Asana per tutte le comunicazioni, sostituendo email e telefonate, in modo da avere un registro consultabile della collaborazione per riferimento futuro. Il team ha convenzioni e un linguaggio interno, come l’aggiunta di “FYI:” all’inizio delle attività informative e di “Q:” per indicare una domanda.

• Usa Asana per prendere appunti personali, in modo che sia facile ricordare vecchi progetti anche anni dopo.

• Rendete le attività di Asana orientate all’azione e assegnate delle date di scadenza per promuovere il senso di responsabilità.

• Scaricate l’app per dispositivi mobili (soprattutto per i dipendenti che lavorano sul campo) per poter controllare il lavoro anche quando non siete al computer.

Con tutti aggiornati, Asana è diventata un archivio ben curato del lavoro svolto in passato e una roadmap organizzata per il lavoro futuro.

Una volta entrati in carica, era chiaro che stavano accadendo moltissime cose nell’amministrazione comunale. C’erano molte riunioni informali e progetti tra i vari reparti. Asana ci consente di tenerci reciprocamente informati e di mantenere l’efficienza.

Theresa Agonia, Responsabile degli affari esterni

Le informazioni accessibili rendono una città più accogliente

La città di Providence utilizza Asana per comunicare e monitorare tutti i progetti dal 2015. Ora che i team sono così ben organizzati, nulla scompare sotto pile digitali di email: tutti i messaggi vengono inviati tramite Asana, con un risparmio stimato di 295 giorni lavorativi all’anno. Queste 295 giornate lavorative erano in precedenza dedicate ad “attività superflue” che, secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro, occupano il 61% della giornata di un operatore della conoscenza negli Stati Uniti.

Con Asana, ora le persone giuste ricevono i messaggi giusti, c’è un percorso efficiente per portare a termine i progetti e tutto viene archiviato per riferimento futuro, creando una ricchezza di informazioni consultabili.

Asana è stata fondamentale anche durante la pandemia di COVID-19, aiutando a gestire le complicazioni del lavoro da remoto e della collaborazione tra i reparti. Ecco alcuni esempi di progetti che la città di Providence gestisce su Asana:

Piani di lavoro. I piani di lavoro sono il nome che la municipalità ha dato alle iniziative interdipartimentali che comprendono più programmi e politiche, come la riforma della giustizia sociale. Un piano di lavoro risiede in un progetto Asana con sezioni per organizzare il lavoro in base alle aree di interesse. Tutti lavorano con le stesse informazioni, il che rende chiare le responsabilità e le scadenze. Per esempio, il piano di lavoro per la riforma della giustizia sociale include iniziative per la riforma della polizia e un nuovo processo di riconciliazione e riparazione, che coinvolge più di 35 persone di vari reparti. Asana rende più facile responsabilizzare le persone per la loro parte della cronologia, il che è importante quando viene lanciata una nuova politica e diversi reparti ne gestiscono la diffusione, l’applicazione e la comunicazione. Quando tutti possono vedere l’intero piano di lavoro su Asana, non solo la propria area specifica, è facile rimanere aggiornati sui resoconti sull’avanzamento, sui rischi, sui passaggi successivi e altro ancora.

Fondo legale per gli alloggi COVID-19 da 1 milione di dollari. Durante la pandemia di COVID-19, la municipalità ha ricevuto ulteriori sovvenzioni federali per aiutare le organizzazioni nelle attività di soccorso e ripresa legate al COVID. Per supportare i residenti che si trovavano in una situazione di precarietà abitativa, l'amministrazione ha recentemente avviato un investimento di 1 milione di dollari per finanziare un maggiore accesso alla difesa dagli sfratti e all'assistenza abitativa di emergenza per i residenti di Providence colpiti dalla crisi dovuta alla pandemia di COVID-19. Gestire su Asana questo complesso progetto interdipartimentale e tutte le organizzazioni che hanno ricevuto i fondi è stato un enorme successo. L’assistenza legale può fare la differenza tra lo sfratto di un residente e la possibilità di avere un tetto sopra la testa per un altro mese.

Monitoraggio delle richieste dei cittadini e delle chiamate al Municipio. Quando un residente chiama per richiedere un incontro o segnalare una buca, il team dei servizi ai cittadini monitora l’interazione su Asana. Poiché tutto viene registrato, i problemi non vengono trascurati. E la volta successiva che il residente chiama, il dipendente del municipio utilizza la funzione di ricerca di Asana per visualizzare la cronologia e il contesto. Il risultato? Un follow-up scrupoloso e una maggiore fiducia tra il Municipio e la comunità, il che rappresenta un grande vantaggio per qualsiasi amministrazione. C’è anche il vantaggio di individuare le tendenze tra le richieste. Se cinque persone della comunità hanno chiamato per lo stesso problema, il team di Theresa può iniziare a costruire un quadro generale intorno a una nuova esigenza.

Nomina dei membri dei consigli di quartiere. Asana è diventata uno strumento preziosissimo per la nomina di oltre 300 membri in più di 40 consigli, un processo che di solito richiede 45 giorni. Questo periodo è stato ridotto da 45 a 30 giorni, con un risparmio di tempo del 30%, grazie alla gestione delle scadenze, dello stato e delle attività di follow-up in un progetto Asana dedicato alle bacheche e alle commissioni.

Asana è ora così ampiamente utilizzata da interessare tutti gli aspetti dell’amministrazione. I modelli di Asana aiutano a semplificare i progetti comuni, come gli annunci di lavoro, la pianificazione degli eventi e le conferenze stampa, con un elenco esaustivo di fasi per fare in modo che nessuno dimentichi il podio.

Theresa apprezza la possibilità offerta da Asana di aggiungere attività a più progetti. Lavora con così tante divisioni che è un grande risparmio di tempo quando può assegnare attività alle persone e queste vengono visualizzate nei progetti Asana di diversi reparti. Questo l’ha aiutata a ridurre il lavoro duplicato, che costa agli operatori della conoscenza statunitensi 6,5 ore a settimana (Indice dell’anatomia del lavoro).

Stiamo usando Asana per avere una visione completa di un progetto o di una politica a cui stiamo lavorando. Lo usiamo anche per la comunicazione e per creare gli ordini del giorno delle riunioni.

Theresa Agonia, Responsabile degli affari esterni

Providence: una città di leadership

Il personale della città è determinato a continuare a garantire una buona amministrazione e servizi di qualità ai residenti di Providence. Il loro lavoro sulla giustizia sociale è stato uno dei principali obiettivi durante il mandato del sindaco Elorza e, con Asana nel loro arsenale di strumenti, ora sono in grado di dare priorità a idee più ambiziose e audaci, oltre a tenere il passo con la pandemia affrontando l’instabilità abitativa che la pandemia di COVID-19 ha lasciato nella sua scia.

Mentre guardano al futuro, Theresa e i team che contribuiscono al buon funzionamento della città di Providence continueranno ad aprire la strada, condividendo le loro conoscenze e la loro brillante visione con altri uffici dei sindaci in tutto il paese.

Ogni organizzazione dovrebbe essere gestita su una piattaforma come Asana. Aumenta la produttività, il senso di responsabilità e l’organizzazione all’interno di una forza lavoro dinamica, come quella della città di Providence. Ci consente di evitare che le questioni vengano trascurate e migliora la nostra capacità di essere più efficienti.

Sindaco Jorge Elorza

Crediti immagine: David Santilli