Quando Michael è passato dal volontariato alla supervisione del modo in cui l’organizzazione gestisce i suoi 52.000 volontari, ha avuto un bel da fare. Fortunatamente per lui e per New York Cares, è anche un esperto di gestione dei progetti, quindi ha compreso le sfide da affrontare. Tra queste:

• Mancanza di chiarezza sulla responsabilità e sulla direzione del progetto, che ha creato ambiguità su chi stesse facendo cosa o perché.

• Confini indefiniti tra il lavoro di progetto e quello operativo, che hanno portato a un eccessivo impegno delle risorse e a scadenze imprecise assegnate alle iniziative strategiche.

• Visibilità limitata sui progetti in corso, che impediva ai team di pianificare adeguatamente.

• Stanchezza generale e burnout dovuti a un carico di lavoro eccessivo senza un parametro per quantificarlo.

• Tempo sprecato in riunioni sugli aggiornamenti di stato invece di dedicarsi attivamente alla risoluzione dei problemi, al miglioramento dei processi e all’eliminazione degli ostacoli per rendere i team più efficienti.

Per affrontare queste sfide, Michael ha deciso di apportare cambiamenti a livello di tutta l’organizzazione che garantissero chiarezza, definissero i confini dei progetti, assegnassero le risorse e fornissero supporto dalla pianificazione all’esecuzione, per aiutare infine New York Cares ad aumentare il suo impatto.

Il tempo che trascorrete insieme dovrebbe essere dedicato a ottenere risorse, tenere discussioni attive ed eliminare gli ostacoli dai vostri progetti, non a dire: “Ecco cosa ho fatto e perché”.

Michael Gamber, Direttore delle relazioni con i volontari e della formazione

Trovare una tecnologia a supporto del cambiamento organizzativo

Michael sperava di migliorare il modo in cui l’organizzazione comunica e collabora. Dopo aver costituito un team di progetto interfunzionale, hanno cercato una piattaforma che consentisse di attuare questi cambiamenti.

La tecnologia scelta doveva essere intuitiva e facile da adottare per il team e integrarsi con lo stack tecnologico esistente, che includeva Salesforce. Michael era anche attento ai costi, poiché l’organizzazione ha la responsabilità nei confronti dei suoi sponsor e donatori di utilizzare il denaro in modo oculato. Infine, voleva uno strumento che le persone fossero entusiaste di utilizzare.

Asana non solo ha soddisfatto tutti i loro criteri, ma ha anche offerto la flessibilità necessaria per gestire i progetti in modi diversi. Le diverse viste dei progetti consentono ai vari team di lavorare sui progetti a modo loro, sia che abbiano bisogno di visualizzare un calendario che porta a un evento o gli obiettivi strategici dell’organizzazione a colpo d’occhio. E grazie allo sconto per organizzazioni non-profit, Asana era accessibile.

Un’implementazione interna completa

Il team di Michael ha avviato l’implementazione di Asana presso New York Cares organizzando focus group e intervistando i dipendenti per capire come gestissero attualmente il loro lavoro. Successivamente, ha avviato un progetto pilota per identificare potenziali ostacoli e ha promosso Asana internamente per creare entusiasmo e coinvolgere le persone. Infine, hanno ottenuto il consenso della leadership, che è stato fondamentale per implementare la piattaforma a livello aziendale e mantenere lo slancio iniziale.

Vedere Asana utilizzata a tutti i livelli, non solo per gestire il lavoro organizzativo o di progetto quotidiano, è stato fondamentale affinché tutti si sentissero coinvolti.

Michael Gamber, Direttore delle relazioni con i volontari e della formazione

Durante l’intero processo, e anche ora, Michael e il suo team documentano tutto ciò che riguarda l’utilizzo di Asana per garantire che tutti lo usino in modo coerente.

L’aspetto più importante dell’implementazione di Asana presso New York Cares è stata la gestione del cambiamento che rappresentava. Secondo Michael, il processo ha comportato il 25% di project management e il 75% di change management, quindi hanno verificato costantemente con il personale come se la cavassero con lo strumento, in anticipo e spesso.

Gli obiettivi e i portfolio aiutano il nostro personale di prima linea a mantenere alta la motivazione, perché sanno come il loro lavoro contribuisce al raggiungimento delle iniziative strategiche a livello di organizzazione.

Michael Gamber, Direttore delle relazioni con i volontari e della formazione

Promuovere il cambiamento organizzativo con Asana

Ora New York Cares presenta a tutti i dipendenti i principi e le best practice della gestione dei progetti durante le sessioni di onboarding, iniziando da Asana. Per la pianificazione strategica, i portfolio e gli obiettivi mostrano come il lavoro quotidiano contribuisca a iniziative più ampie, come affrontare l’insicurezza alimentare o migliorare il coinvolgimento dei volontari.

Secondo Michael, ogni membro del personale deve sapere in che modo il proprio lavoro si collega al quadro generale, e Asana aiuta a farlo. Per il lavoro sul campo, come la pianificazione delle raccolte di cappotti o delle consegne di pasti, le riunioni vengono condotte utilizzando un ordine del giorno su Asana e anche il lavoro di follow-up viene monitorato in un progetto. Michael ritiene che, anche se un dipendente non è coinvolto in un progetto specifico, dovrebbe avere una buona conoscenza del sistema, e per New York Cares, quel sistema è Asana.

Più in generale, Michael e il suo team stanno gestendo l’intera riorganizzazione di New York Cares utilizzando Asana. Per aiutarli ad adattare la loro risposta alle esigenze della comunità, stanno ristrutturando l’organizzazione no-profit, incorporando nuovi livelli e aggiungendo ruoli. Ciò comporta l’introduzione di nuovi ruoli funzionali, in modo che le persone si concentrino su funzioni specifiche e non debbano essere esperte in tutto, e di nuovi processi, tutti gestiti tramite Asana.

Non credo che saremmo riusciti a implementare cambiamenti organizzativi di tale portata senza Asana. Ci offre un modo per definire le transizioni, documentarle e assicurarci di eseguirle rispettando i tempi previsti.

Michael Gamber, Direttore delle relazioni con i volontari e della formazione

Ottenere risultati, non solo prodotti

Quando Michael è entrato a far parte del mondo del no-profit a titolo professionale, sapeva che misurare il successo sarebbe stato diverso rispetto ai suoi ruoli precedenti. Ha imparato che è facile misurare i risultati intermedi, ma più difficile misurare i risultati finali. Tuttavia, i risultati mostrano l’impatto che un’organizzazione ha sulle sue comunità e confermano che i suoi programmi stanno svolgendo il lavoro previsto. Con una soluzione come Asana per aiutare a riorganizzare il personale e i programmi, New York Cares è più vicina a misurare con precisione e a migliorare i risultati per la sua comunità.

Ora, grazie alla visibilità sui progetti, il team ha più tempo ed energie da dedicare al completamento del lavoro quotidiano. Si stima inoltre che l’esecuzione dei progetti sia più efficiente del 35% grazie alla nuova responsabilità e alla comprensione condivisa di chi sta lavorando a cosa e perché è importante.

Senza un sistema coeso per gestire tutte le nostre iniziative in corso, l’efficienza viene meno. Ma con Asana, abbiamo riscontrato un aumento stimato del 35% dell’efficienza complessiva del nostro team.

Michael Gamber, Direttore delle relazioni con i volontari e della formazione

In definitiva, la capacità di New York Cares di rispondere alle esigenze della comunità dipende dalla capacità del team di gestire le proprie iniziative, i propri progetti e i propri volontari. Con l’impatto continuo della pandemia di COVID-19, i membri del team lavorano da remoto e si affidano a un numero minore di volontari a causa delle precauzioni per la salute e la sicurezza. Disporre di un sistema per gestire il proprio lavoro è fondamentale per mantenere tutti coinvolti ed efficienti.

Nel 2020, New York Cares ha distribuito 14,5 volte più pasti ai newyorkesi, passando da 2 milioni a 29 milioni, e non ha intenzione di rallentare a breve. E grazie ad Asana, New York Cares è un passo avanti nel misurare i risultati e comprendere l’impatto dei 29 milioni di pasti distribuiti l’anno scorso, e delle milioni di vite che toccherà in futuro.