Il CEO e famoso chitarrista dei Bad Religion, Brett Gurewitz, decide la strategia globale e lavora con il suo team per scoprire talenti e negoziare contratti discografici. La mission di Epitaph è mettere al servizio dei musicisti il suo roster eterogeneo e creativo: un modello incentrato sugli artisti, considerato rivoluzionario vent’anni fa e oggi ampiamente imitato.

Brett svolge anche il ruolo di COO di Epitaph Records, il che lo rende responsabile dei processi aziendali e del flusso di lavoro. Ciò significa che la negoziazione dei contratti con gli artisti è una questione di cui si occupa quotidianamente. Quando ci voleva troppo tempo per capire a che punto fosse un contratto nel processo di negoziazione, Brett sapeva che qualcosa doveva cambiare.

Quando le email e i fogli di calcolo comportano più lavoro

Nel mondo della musica, la “street date” è il giorno in cui viene pubblicato un singolo o un album. In Epitaph Records, il team lavora a ritroso partendo dalla data di uscita per creare il proprio piano di produzione e marketing. Ogni progetto comporta centinaia di attività, oltre a dipendenze tra i team. Con più progetti in corso contemporaneamente, stava diventando sempre più difficile tenere traccia di tutto in ogni momento.

Epitaph Records aveva anche bisogno di un migliore coordinamento tra i team. Poiché non esisteva un flusso di lavoro consolidato da seguire all’interno di una divisione (come quella degli Affari aziendali) o tra le divisioni (Affari aziendali e Produzione), potevano essere necessari 10 minuti per cercare l’ultima comunicazione sulla negoziazione del contratto di un artista. In poche parole, gestire tutto tramite email e fogli di calcolo non funzionava più.

Non voglio che i miei dipendenti soffrano di burnout. Voglio che si comportino bene l’uno con l’altro per creare un ambiente lavorativo sereno. Asana ci aiuta anche in questo.

Brett cercava invece uno strumento in grado di gestire tutti i progetti, gli obiettivi e i processi dell’azienda, da una singola attività di marketing agli obiettivi aziendali di grande importanza. La sua priorità era rendere il lavoro più efficiente e creativo.

Brett si impegna per ottenere efficienza e creatività anche nella sua vita personale, il che lo ha portato a scoprire Asana nel 2012. Dopo aver utilizzato lo strumento per organizzare meglio la sua vita, si è subito reso conto che anche Epitaph Records avrebbe potuto trarre vantaggio da Asana. Brett ha iniziato a utilizzare Asana con la sua assistente, Sue, e i due sono diventati molto sincronizzati.

Diventare un elemento fondamentale dell’azienda

Dopo aver constatato di persona l’impatto positivo di Asana, Brett ha deciso di implementarlo in altri team dell’azienda. Il suo primo passo per testare Asana su scala più ampia è stato con il team Business Affairs. Hanno iniziato a monitorare le trattative contrattuali con gli artisti nello strumento creando un modello specifico per gli oltre 20 passaggi del loro processo. Dalle istruzioni per la proposta all’invio di una prima bozza al legale della controparte, fino a un contratto completamente perfezionato, monitorare ogni fase è fondamentale, soprattutto per un’azienda che gestisce 50-100 trattative diverse in qualsiasi momento. L’utilizzo di Asana ha permesso a Epitaph Records di responsabilizzare le persone e di far risparmiare loro molto tempo, perché finalmente avevano un processo organizzato da seguire.

Il lancio di un album comporta moltissime variabili e Asana ci aiuta a monitorare ogni dettaglio, chi ne è responsabile e quando deve essere completato.

Naturalmente, Brett ha deciso di rendere Asana una soluzione a livello aziendale. Per facilitare l’adozione, ha mostrato al team come usare lo strumento in modo efficace. Ha inoltre illustrato i vantaggi, come la possibilità per il team di creare una cronologia di progetto durante una riunione e di uscirne sapendo chi sta facendo cosa e per quando. La maggior parte del team ha adottato rapidamente Asana perché si sente costantemente allineata con i colleghi. Oggi viene utilizzata durante l’onboarding dei dipendenti, in modo che i nuovi membri del team abbiano la garanzia di ricevere la formazione necessaria per avere successo nel loro lavoro.

Fare di più con meno stress

Ora, tutti i dipendenti di Epitaph Records utilizzano Asana per coordinare il loro lavoro, in modo che tutte le informazioni sulle attività e sui progetti siano in un unico posto. Dal lancio di un nuovo singolo alla rendicontazione trimestrale delle royalty, lo strumento si adatta all’evoluzione dell’azienda, consentendole di rimanere snella e di mantenere basso il numero di dipendenti.

La nostra produttività è aumentata di 5 volte per persona rispetto ad aziende 10 volte più grandi della nostra e per di più senza stress. Avere un sistema come Asana significa non dover tenere tutto a mente, il che lascia spazio alla creatività.

L’utilizzo di Asana ha inoltre promosso la responsabilità e l’allineamento tra i dipendenti e tra i team. Ad esempio, l’allineamento del reparto artistico con il reparto marketing e il reparto di produzione musicale è stato fondamentale per la capacità di Epitaph di lanciare la musica in tempo e promuoverla in modo efficace.

Oltre a rendere l’azienda più efficiente, Asana ha migliorato il benessere dei dipendenti sul lavoro. Sapere che tutto è documentato, fluido e facilmente accessibile consente di avere un ambiente di lavoro più rilassato. Il lavoro può essere lasciato al lavoro.

Alla scoperta degli artisti del futuro

Asana ha fornito a Epitaph Records un framework per il miglioramento continuo. L’azienda valuta regolarmente i propri processi aziendali e i miglioramenti si accumulano. In futuro, Brett e il suo team continueranno a scoprire nuovi grandi talenti e, con Asana, li aiuteranno a far conoscere al mondo la loro musica registrata.