Kerry Hoffman, Senior Project Manager of Marketing Operations, supervisiona tutti i progetti di marketing assegnati ai team di creatività, crescita e contenuti. Lei bilancia il loro carico di lavoro e le risorse, ma prima di adottare Asana, non c’era modo di visualizzare contemporaneamente tutte le richieste in arrivo e il lavoro in corso. Gestiscono 40 campagne di crescita e 20 campagne di contenuto ogni trimestre, e da 8 a 10 campagne di grandi dimensioni all’anno, quindi la mancanza di supervisione ha comportato ritardi e duplicazioni del lavoro.

Il team di marketing utilizzava una combinazione poco pratica di email, chat e fogli di calcolo per collaborare alle campagne, con i seguenti risultati:

• assenza di una fonte affidabile o di riferimento sulle date di scadenza

• la necessità costante di chiedere aggiornamenti di stato

• informazioni in compartimenti stagni e documenti persi negli scambi di email

• richieste di lavoro duplicato che avrebbero potuto essere raggruppate

Per crescere al ritmo necessario per l’azienda, il team di marketing doveva operare in modo più efficiente.

Con Asana, stiamo procedendo con una velocità superiore del 30-40% rispetto all’anno scorso e abbiamo lanciato quasi il doppio degli annunci.

Scelta di uno strumento di gestione del lavoro per aumentare l’efficienza

Il team aveva bisogno di uno strumento per migliorare la visibilità e la collaborazione, rendere operativi i processi, gestire le richieste in entrata e tenere sotto controllo tutte le scadenze.

Ha scelto Asana perché era abbastanza flessibile da gestire una varietà di flussi di lavoro e semplificava la collaborazione con i colleghi del team, in particolare nell’assegnazione delle attività e nella raccolta dei feedback degli stakeholder in un unico posto. La sua piattaforma ricercabile ha inoltre semplificato la ricerca di documenti e risorse completate per le campagne ricorrenti.

Da quando il team si affida ad Asana, ha ottimizzato e semplificato la gestione del proprio lavoro, aumentando il livello di efficienza di quasi il 20%.

Tutte le richieste di creatività vengono inoltrate tramite Asana

Oggi, un’idea per un progetto di marketing diventa “reale” quando viene inserita su Asana. Se sono necessari elementi visivi o testi dal team creativo, i responsabili dei canali che richiedono il progetto compilano un’attività di brief creativo, inserendo le date di scadenza, le responsabilità, le approvazioni necessarie, ecc.

Questo brief risiede in un progetto “Richieste di creatività”, dove Kerry lo esamina e lo valuta in base alle priorità del reparto, quindi assegna il lavoro dopo averlo spostato in un progetto “Richieste di creatività in corso”.

Kerry dispone di modelli per le attività più comuni, che consentono di copiare automaticamente una retropianificazione. Ad esempio, una sottoattività per una nuova campagna email potrebbe essere quella di creare una landing page corrispondente: un passaggio in precedenza trascurato che non viene più dimenticato perché è incluso nel modello.

Man mano che una richiesta di creatività avanza, i colleghi del team ne aggiornano lo stato utilizzando i campi personalizzati di Asana. In questo modo, gli stakeholder vengono avvisati automaticamente quando una risorsa è pronta per la revisione e il feedback, che possono fornire direttamente nei commenti dell’attività. Ora non c'è più bisogno di chiedere aggiornamenti di stato o di organizzare una riunione in presenza per ricevere feedback. Asana offre a Kerry un unico luogo da cui gestire le risorse, creando al contempo un registro storico affidabile del lavoro completato e delle risorse per il team.

Basta uno sguardo alla bacheca delle richieste di creatività e i nuovi dipendenti capiscono immediatamente a cosa sta lavorando l’intero team di marketing, senza dover fare domande.

Processo semplificato per campagne di successo

Asana fornisce un’unica fonte di riferimento per tutto il lavoro di marketing in corso e completato. Ciò ha portato a una maggiore visibilità ed efficienza, consentendo al team di lavorare più rapidamente, evitare il lavoro duplicato, filtrare le richieste a bassa priorità e realizzare campagne di maggior successo nei tempi previsti.

L’utilizzo di Asana ha anche aiutato il team di marketing a creare un playbook per le campagne principali. Durante la pianificazione di una campagna per il Capodanno, la più grande fino a quel momento, hanno registrato ogni dettaglio su Asana, rendendo molto più rapida la realizzazione della loro successiva grande campagna due mesi dopo.

Poiché tutto accade su Asana, i nuovi dipendenti e i liberi professionisti possono essere inseriti più rapidamente, mentre i lavoratori in viaggio possono rimanere aggiornati sui progetti tramite l’app per dispositivi mobili di Asana. Il team non utilizza più le email per gestire i progetti e non ha più bisogno di così tante riunioni.

Ora che collabora in modo più efficiente, il team di marketing è in ottima forma e aiuta ClassPass a rimanere competitiva.

Grazie ad Asana, abbiamo ridotto le riunioni di circa il 25% e speriamo di ridurle ulteriormente utilizzando i campi personalizzati per gli aggiornamenti di stato anziché le riunioni.