Ketika Michael beralih dari menjadi sukarelawan ke mengawasi cara organisasi mengelola 52.000 sukarelawannya, dia memiliki tugas yang berat. Untungnya bagi dia—dan New York Cares —dia juga seorang pakar manajemen proyek, jadi dia memahami tantangan yang ada. Ini termasuk:

• Kurangnya kejelasan seputar kepemilikan dan arah proyek, yang menimbulkan ketidakjelasan seputar siapa yang melakukan apa atau mengapa.

• Batas yang tidak jelas antara proyek dan pekerjaan operasional, yang menyebabkan komitmen sumber daya yang berlebihan dan batas waktu yang tidak akurat ditetapkan untuk inisiatif strategis.

• Visibilitas terbatas terhadap proyek yang sedang berjalan, sehingga tim tidak dapat membuat perencanaan dengan tepat.

• Kelelahan umum dan burnout akibat terlalu banyak pekerjaan tanpa ukuran untuk mengukurnya.

• Waktu terbuang dalam rapat pembaruan status alih-alih digunakan untuk secara aktif mengatasi masalah, meningkatkan proses, dan menghilangkan hambatan agar tim lebih efektif.

Untuk mengatasi tantangan ini, Michael bertekad untuk membuat perubahan di seluruh organisasi yang akan memberikan kejelasan, batasan proyek, alokasi sumber daya, dan dukungan dari perencanaan hingga pelaksanaan, yang pada akhirnya akan membantu New York Cares meningkatkan dampaknya.

Waktu bersama Anda harus digunakan untuk mengamankan sumber daya, melakukan diskusi aktif, dan menyingkirkan hambatan dari proyek Anda, bukan, ‘Inilah yang saya lakukan dan alasannya.

Michael Gamber, Direktur Hubungan & Pelatihan Relawan

Menemukan teknologi untuk mendukung perubahan organisasi

Michael berharap dapat meningkatkan cara organisasi berkomunikasi dan berkolaborasi. Setelah membentuk tim proyek lintas fungsi, mereka mencari platform yang dapat mendukung perubahan ini.

Teknologi yang dipilih harus intuitif dan mudah digunakan oleh tim serta sesuai dengan tech stack mereka saat ini yang mencakup Salesforce. Michael juga memperhatikan biaya karena organisasi ini memiliki tanggung jawab kepada sponsor dan donaturnya untuk menggunakan dananya dengan bijak. Terakhir, ia menginginkan alat yang akan membuat orang-orang bersemangat untuk menggunakannya.

Asana tidak hanya memenuhi semua kriteria mereka, tetapi juga memberikan fleksibilitas untuk mengelola proyek dengan cara yang berbeda. Berbagai tampilan proyek memungkinkan tim yang berbeda mengerjakan proyek dengan cara mereka sendiri, baik mereka perlu melihat kalender menjelang suatu acara atau gol strategis organisasi dengan cepat. Dan dengan diskon badan nirlaba, Asana menjadi terjangkau.

Perkenalan internal yang komprehensif

Tim Michael memulai peluncuran Asana di New York Cares dengan mengadakan kelompok fokus dan melakukan survei terhadap para pegawai untuk memahami cara mereka mengelola pekerjaan saat ini. Selanjutnya, mereka meluncurkan proyek percobaan untuk mengidentifikasi potensi hambatan dan mempromosikan Asana secara internal untuk menciptakan antusiasme dan membuat orang bersemangat. Terakhir, mereka mendapatkan dukungan dari kepemimpinan, yang sangat penting untuk menerapkan platform di seluruh perusahaan dan mempertahankan momentum.

Melihat Asana digunakan di semua level, bukan hanya untuk mengelola pekerjaan organisasi atau proyek sehari-hari, sangat penting agar semua orang merasa terlibat.

Michael Gamber, Direktur Hubungan & Pelatihan Relawan

Sepanjang proses—bahkan sekarang—Michael dan timnya mendokumentasikan semua hal tentang cara menggunakan Asana untuk memastikan semua orang menggunakannya secara konsisten.

Bagian terpenting dari peluncuran Asana di New York Cares adalah mengelola perubahan yang diwakilinya. Menurut Michael, proses ini terdiri dari 25% manajemen proyek dan 75% manajemen perubahan, jadi mereka secara konsisten berkomunikasi dengan staf tentang bagaimana mereka menggunakan alat ini sejak awal dan secara rutin.

Gol dan Portofolio membantu staf garda depan kami mempertahankan motivasi karena mereka tahu bagaimana pekerjaan mereka mendukung inisiatif strategis di seluruh organisasi.

Michael Gamber, Direktur Hubungan & Pelatihan Relawan

Mewujudkan perubahan organisasi dengan Asana

Kini, New York Cares memperkenalkan prinsip-prinsip manajemen proyek dan praktik terbaik kepada semua pegawainya dalam sesi onboarding mereka, dimulai dengan Asana. Untuk perencanaan strategis, Portofolio dan Gol menunjukkan bagaimana pekerjaan sehari-hari berkontribusi pada inisiatif yang lebih luas, seperti mengatasi ketahanan pangan atau meningkatkan keterlibatan relawan.

Menurut Michael, setiap anggota staf perlu mengetahui keterkaitan pekerjaan mereka dengan gambaran besarnya, dan Asana membantu mewujudkannya. Untuk pekerjaan lapangan, seperti merencanakan pengumpulan jaket atau pengantaran makanan, rapat dijalankan menggunakan agenda di Asana, lalu pekerjaan tindak lanjut juga dilacak dalam proyek. Michael meyakini bahwa meskipun seorang pegawai tidak terlibat dalam proyek tertentu, ia harus memahami sistem dengan baik—dan bagi New York Cares, sistem itu adalah Asana.

Secara lebih luas, Michael dan timnya mengelola seluruh reorganisasi New York Cares menggunakan Asana. Untuk membantu mereka menyesuaikan respons terhadap kebutuhan komunitas, mereka sedang melakukan restrukturisasi organisasi nirlaba, memasukkan tingkat baru, dan menambahkan peran. Ini melibatkan pengenalan peran fungsional baru—sehingga orang-orang fokus pada fungsi tertentu dan tidak diharapkan menjadi ahli dalam segala hal—dan proses, yang semuanya dikelola menggunakan Asana.

Saya tidak yakin kami bisa menerapkan perubahan organisasi yang begitu besar tanpa Asana. Asana memberi kami cara untuk memetakan transisi, mendokumentasikannya, dan memastikan kami menjalankannya sesuai rencana.

Michael Gamber, Direktur Hubungan & Pelatihan Relawan

Mencapai manfaat hasil, bukan hanya keluaran

Ketika Michael bergabung dengan dunia nirlaba dalam kapasitas profesional, dia tahu bahwa mengukur kesuksesan akan berbeda dari peran-perannya sebelumnya. Dia belajar bahwa mengukur output itu mudah, tetapi mengukur outcome lebih sulit. Namun, hasil menunjukkan dampak organisasi terhadap komunitasnya dan memvalidasi bahwa programnya melakukan pekerjaan yang diinginkan. Dengan solusi seperti Asana untuk membantu menata ulang staf dan program, New York Cares semakin dekat untuk mengukur—dan meningkatkan—hasil bagi komunitasnya secara akurat.

Kini, dengan visibilitas ke proyek, tim memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Pelaksanaan proyek juga diperkirakan 35% lebih efisien karena akuntabilitas yang baru ditemukan dan pemahaman bersama tentang siapa yang mengerjakan apa dan mengapa hal itu penting.

Tanpa sistem yang terpadu untuk mengelola semua inisiatif kami yang sedang berjalan, efisiensi akan hilang. Namun, dengan Asana, kami telah melihat peningkatan efisiensi tim kami secara keseluruhan diperkirakan sebesar 35%.

Michael Gamber, Direktur Hubungan & Pelatihan Relawan

Pada akhirnya, kemampuan New York Cares untuk menanggapi kebutuhan komunitas bergantung pada kemampuan tim untuk mengelola inisiatif, proyek, dan relawan mereka. Dengan dampak COVID-19 yang masih berlangsung—anggota tim bekerja dari jarak jauh dan mengandalkan jumlah relawan yang lebih sedikit karena tindakan pencegahan kesehatan dan keselamatan—memiliki sistem yang siap mengelola pekerjaan mereka sangat penting untuk menjaga keterlibatan dan efektivitas semua orang.

Pada tahun 2020, New York Cares menyajikan 14,5 kali lebih banyak makanan kepada warga New York—meningkat dari 2 juta menjadi 29 juta—dan mereka tidak akan melambat dalam waktu dekat. Dan berkat Asana, New York Cares selangkah lebih dekat untuk mengukur hasil dan memahami dampak dari 29 juta makanan yang mereka sajikan tahun lalu—dan jutaan kehidupan yang akan mereka sentuh di masa mendatang.