Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek, dan timnya yang beranggotakan tujuh orang adalah penjaga merek gorjana. Mereka mengembangkan gambar dan teks untuk pengalaman konsumen di berbagai kanal, seperti email, iklan, media sosial, Humas, dan pengalaman dalam toko. Dan hal-hal ini menjadi makin penting sejak tahun 2017, ketika gorjana beralih dari bisnis grosir ke e-commerce dan toko ritel.

Perusahaan ini berkembang pesat, dengan 16 toko di seluruh AS dan sejumlah toko lainnya segera dibuka. Mereka juga mencatat pertumbuhan penjualan online sebesar 300% dari tahun ke tahun pada awal 2020, jadi tim Kenah sangat sibuk. Dan dengan adanya COVID-19 yang membuat acara tatap muka tidak dapat dilaksanakan, tim pemasaran merek telah meningkatkan upaya pengembangan konten online mereka untuk menjaga keterlibatan audiens—dan mendorong mereka untuk membeli.

Ada banyak proyek yang sedang berjalan sekaligus, dengan beberapa saluran online yang berkembang, peningkatan baru-baru ini dari dua email promosi per minggu menjadi tujuh, dan pergeseran ke peluncuran produk yang lebih sering alih-alih musiman. Tim dulu mengelola pekerjaan dengan rapat, email, obrolan di meja kerja, dan pesan instan, tetapi hal itu membuat pelaksanaan pekerjaan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya:

• Komunikasi ad hoc tidak berkelanjutan atau dapat diskalakan di seluruh fungsi.

• Tidak ada proses yang efisien, sehingga tim tidak dapat menghasilkan lebih banyak aset kreatif.

• Rapat umpan balik kreatif yang tidak efisien membuang waktu bagi tim Kenah dan tim pimpinan yang memberikan persetujuan.

Tim gorjana menggunakan Asana untuk memusatkan pekerjaan mereka agar dapat menjalankannya dengan lebih efisien, dan benar-benar memanfaatkan momentum pertumbuhan.

Asana memungkinkan tim pemasaran dan konten tetap gesit. Saat Anda bergerak secepat kami, berhenti sejenak untuk berpikir dan menata pekerjaan bisa jadi kurang diperhatikan. Asana memungkinkan kami melakukannya dengan cepat.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek

Tempat untuk lokakarya kreasi

Tim memilih Asana karena mudah digunakan, mudah dipelajari, dan dapat berfungsi sebagai satu repositori untuk semua kampanye—tempat kolaboratif mereka untuk pengembangan kreatif. Platform ini memungkinkan tim melacak progres proyek, serta melakukan pekerjaan kreatif di dalam Asana, menggunakan lampiran untuk menampilkan draf dan memberikan umpan balik melalui komentar. Asana juga memungkinkan mereka membuat templat untuk proses berulang, karena proyek seperti email dan iklan sering kali mengikuti urutan yang sama.

Awalnya, saya enggan menggunakan Asana karena tampaknya hanya alat biasa. Saya segera menyadari bahwa Asana sangat membantu. Saya dapat dengan mudah mengambil alih peran Manajer Konten kami sebelumnya dengan mengerjakan dan mengembangkan templatnya.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek

Mengadopsi Asana dan membuat buku pedoman internal

Tim menggunakan Asana dengan langsung mencobanya dan "belajar sambil melakukan". Mereka terus-menerus meningkatkan alur kerja saat menemukan fitur dan fungsi baru, seperti Tab progres untuk pembaruan status cepat dan integrasi Asana untuk Gmail guna mengubah email menjadi tugas yang tidak akan terlupakan (termasuk lampiran). Saat bekerja dari rumah selama COVID-19, Kenah membuat “buku panduan Asana” yang menguraikan semua cara tim menggunakan alat ini, termasuk kesepakatan dan proses.

Kami berharap, saat karyawan baru mulai bergabung, playbook akan memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi mereka. Saya juga menggunakannya untuk mengatur ulang ekspektasi bagi tim saya. Kami mulai menggunakan tag progres dan fitur lainnya yang menjadikan Asana lebih dari sekadar daftar periksa digital.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek

Proses kreatif, langsung di Asana

Saat ini, Asana adalah mesin eksekusi gorjana, yang menyederhanakan pengembangan kreatif untuk lebih banyak konten di lebih banyak saluran.

Contohnya, pengembangan kampanye email dilakukan dalam tugas Asana bertemplat dengan dua subtugas—satu untuk perencanaan dan naskah, dan satu lagi untuk materi kreatif. Setelah Kenah menyetujui rencana email Spesialis Retensi dan teks final di subtugas pertama, mereka melanjutkan ke langkah kedua. Permintaan kreatif diteruskan ke desainer grafis Kenah, yang melampirkan versi baru gambar berdasarkan umpan balik yang diberikan Kenah di bagian komentar subtugas. Teks dan materi kreatif yang sudah selesai dikembalikan ke Spesialis Retensi dan VP Pemasaran untuk ditinjau dan disetujui.

Sebelumnya, tim mengadakan rapat tinjauan kreatif mingguan untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan pemangku kepentingan. Tetapi, karena pekerjaan kreatif dan umpan balik yang berat kini ditangani di Asana, waktu rapat berkurang dari lebih dari 2 jam menjadi hanya 30 menit.

Asana adalah satu-satunya alat tempat kami dapat menyimpan setiap aset kreatif, berbagai catatan, dan beragam draf, semuanya di satu tempat.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek

Proses ini juga telah meningkatkan kapasitas produksi, membantu gorjana meningkatkan jumlah email yang mereka buat. Tim menggunakan proses serupa untuk membuat Instagram Stories. Kenah menggunakan Tampilan Kalender Asana untuk merencanakan konten media sosial, dan dia dapat mengunduh gambar langsung ke ponselnya dari aplikasi seluler Asana sebelum mempostingnya ke Instagram untuk lebih dari 200 ribu pengikut mereka.

Secara keseluruhan, mengonsolidasikan komunikasi ke Asana telah memungkinkan mereka mengurangi rapat, obrolan, dan email, serta menjaga mesin konten gorjana tetap berjalan lancar selama peralihan ke kerja dari rumah. Anatomi Kerja Asana: Survei Tim Jarak Jauh melaporkan bahwa 55% dari mereka yang menggunakan perangkat lunak manajemen kerja merasa lebih produktif setelah beralih ke kerja jarak jauh, dibandingkan dengan mereka yang tidak menggunakan perangkat lunak tersebut (35%).

Menyalurkan semua komunikasi melalui Asana tidak hanya berguna untuk pencatatan, tetapi juga untuk kesehatan mental semua orang. Berkat Asana, saya menjalankan tanggung jawab saya dan tidak pernah melewatkan apa pun karena mendapat pemberitahuan.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek

Apa hal selanjutnya untuk pemasaran gorjana?

Kenah dan timnya akan terus meningkatkan konten di blog dan lookbook mereka—kanal baru yang telah mereka kembangkan sejak COVID-19 mengalihkan lebih banyak pelanggan ke online.

Mereka juga akan menggunakan buku pedoman Asana internal Kenah untuk mengoptimalkan proses mereka, melakukan onboarding pegawai baru, dan berkolaborasi lintas fungsi. Misalnya, tim e-commerce dan grosir telah mulai membuat proyek mereka sendiri di Asana. Kini, mereka melibatkan anggota tim pemasaran merek dengan menambahkannya ke proyek, memberi mereka tugas, dan menyebut mereka, langsung di platform.

Staf gorjana mungkin tersebar—bekerja dari rumah sambil membayangkan Laguna Beach—tetapi dalam hal pelaksanaan pekerjaan, mereka tetap terhubung di Asana.

COVID-19 mendorong rekan kerja lainnya untuk ikut serta, yang sangat membantu meningkatkan kolaborasi dan menyederhanakan komunikasi.

Kenah Cooper, Direktur Pemasaran Merek